¿Hay instituciones públicas en Costa Rica que ya están haciendo compras públicas sostenibles?

Si, existe un número creciente de instituciones públicas realizando CPS a nivel nacional o local. Algunas instituciones han acumulado una experiencia muy importante. Por otra parte, se están incorporando fichas nuevas de productos al SICOP que cumplen con la Directriz 011 MINAE, lo que va a ser de mucha ayuda para las proveedurías institucionales.

¿Cuáles son las recomendaciones generales que se pueden dar para buscar los criterios de sostenibilidad que finalment ayuden a realizar las CPS:

¿Qué áreas incluye la sostenibilidad? Recuerde que la sostenibilidad incluye aspectos ambientales, sociales y económicos.  Una CPS bien planteada, debería incluir las tres áreas temáticas o por lo menos aquellos que le son más atinentes.

¿Cómo promover las CPS dentro de la institución y atraer a oferentes? Usted puede darle un puntaje adicional mínimo de 20 % a las CPS que cumplan con criterios de sostenibilidad no obligatorios por normativa, esto de acuerdo a la Ley de Gestión Integral de Residuos. Si quiere darle mayor puntaje a la parte de sostenibilidad, lo puede hacer siempre y cuando lo justifique adecuadamente (ese 20 % no es un puntaje máximo a otorgar).

¿Cómo se reparten los puntos entre las tres áreas temáticas? Si tiene dudas de cómo hacer la repartición de puntos adicionales entre los aspectos sociales, ambientales y económicos, recuerde que el Ministerio de Hacienda ya publicó una herramienta, llamada Normativa Técnica para la Applicación de Criterios Sustentables en las Compras Púlbicas y Guía de Criterios para su implementación, documentos que puede encontrar en esta misma página web.

¿Cómo defino los criterios de sostenibilidad? Recuerde que la Ley de Administración Pública pide que los actos administrativos estén apoyados en la ciencia o a la técnica. Por lo anterior, no ponga criterios de sostenibilidad ambiental en los carteles de compra de productos o servicios, si no tiene un buen respaldo cientìfico o técnico; no lo inlcuya si no está seguro de su relevancia o aplicabilidad en la compra que va a realizar su institución.

¿Hay criterios de sostenibilidad ambiental por producto que sean generales para todos los productos? No olvide que en la materia ambiental, los criterios de sostenibilidad para el producto o servicio a comprar son específicos de éste. No hay criterios de sostenibilidad ambientales de carácter general (que los mismos criterios le sirvan a todos los productos o servicios por comprar). Por lo anterior, se tiene que hacer un ejercicio de investigación y selección de los criterios de sostenibilidad que le son atinentes al producto o servicio que se va a adquirir o apoyarse en lo que al respecto establezca el MINAE.

¿Es buena estrategia copiar los criterios de sostenibilidad de otras instituciones? No copie literalmente los criterios de sostenibilidad ambiental incluidos por otras instituciones en carteles de compra de un producto o servicio similar al que quiere adquirir si no está totalmente seguro de que dichos criterios están bien definidos y tienen un sólido sustento técnico o científico.

¿En dónde puedo encontrar información oficial sobre criterios de sostenibilidad ambiental? Si no tiene experiencia en la definición de criterios de sostenibilidad ambiental o no cuenta con tiempo suficiente para realizar una investigación en ese sentido, apóyese prioritariamente en los establecido de forma oficial por el MINAE, ente rector en la materia.  Los criterios por producto o servicio se pueden consultar en el sitio respectivo en DIGECA.

¿Qué tan recomendado es consultar con expertos? Si no tiene experiencia en la determinación de los criterios de sostenibilidad ambiental para un bien o servicio, consulte con expertos en el tema. Asegúrese de que el experto consultado tenga muy buen conocimiento de este tema.

¿Existen medios de verificación que se puedan consultar? Si el producto o servicio que su institución va a adquirir tiene etiquetado ambiental oficial (el del Gobierno de Costa Rica), incluya éste como medio de verificación e incluya en su compra los mismos criterios que se definen para ese bien o servicio en el etiquetado ambiental.  Recuerde que este tipo de etiquetado está respaldado por la Ley 8279, Ley del Sistema Nacional para la Calidad.

El etiquetado ambiental del Gobierno de Costa Rica fue oficializado mediante el acuerdo 006-2019. (único etiquetado ambiental reconocido por el Gobierno de la República).

¿A cuáles criterios de sostenibilidad le puedo dar puntos extra en la elegibilidad y a cuáles no? No incluya los criterios de admisibilidad (los que son obligatorios por normativa legal) como criterios para otorgar puntos adicionales.  Hacer eso es un error que le puede causar la anulación del concurso.

¿Qué son más importantes, los criterios de sostenibilidad para el producto o para la empresa que lo produce? Seleccione de forma prioritaria los criterios de sostenibilidad  ambiental para el producto o servicio que van a adquirir y deje como última opción la selección de criterios de sostenibilidad para la empresa que ofrece el producto. Recuerde que el que una empresa sea más sostenible no es garantía de que su productos van a tener mayor sostenibilidad con respecto a los productos convencionales.

Si pongo como criterio de elegibilidad 100 % al precio, ¿estoy haciendo CPS? Si quiere hacer CPS, no ponga como criterio de elegibillidad el precio de adquisición del bien o servicio en un valor del 100 %. Recuerde que esta compra se caracteriza por considerar en particular criterios sociales, ambientales y económicos. Dele al menos un 20 % de valor a los criterios de sostenibilidad.

Si aplico CPS en mi institución, ¿me va a alcanzar el presupuesto actual para comprar todo lo que necesitamos? Se tiene la idea errónea que los bienes y servicios con mayor sostenibilidad ambiental son siempre más caros; y esto no es necesariamente cierto. Hemos podido constatar que hay bienes con mejor desempeño ambiental y con un precio de adquisición más bajo que los bienes convencionales. Por otra parte, a veces se da el caso de bienes y servicios ambientales que pueden tener un precio de adquisición un poco más alto, pero se logran ahorros muy considerables durante la fase de uso del bien, lo que finalmente hace que el bien adquirido sea más barato que los convencionales si se toma en cuenta todo el ciclo de vida. Por último, muchos bienes con características de sostenibilidad tienen una mayor vida útil o un mejor respldo, lo que hace que se ahorre dinero en el recambio o reparación de bienes.

¿A cuáles bienes a comprar le puedo dar énfasis? Aparte de cumplir con los criterios específicos para cada bien, en forma general se puede decir que le puede dar prioridad a aquellos bienes que tienen mayor vida útil, una buena garantía, que son reparables o todos estos aspectos en su conjunto ya que por lo general significan un menor impacto para el ambiente.

¿Hay que incluir cláusulas para la disposición final de los productos? Recuerde incluir en los carteles de compra una cláusula para garantizarse la buena disposición final de los bienes cuando llegen al término de su vida útil.

¿Cuáles otras fuentes de información existen y que tengan respaldo oficial? Apóyese en la normativa técnica emitida por INTECO, que es el Organismo Nacional de Normaitva Técnica.

¿Existen diferencias entre los tipos de certificaciones? ¿Cuáles pido? Es importante que diferencie claramente entre las certificaciones ambientales de sistema (por ejemplo la ISO 14001) y aquellas atinentes al producto, como la INTE B13 (productos de limpieza). No pida más de una certificación ambiental de sistema, porque en realidad no es necesario y se van a repetir muchos de los puntos a evaluar.

¿Las autodeclaraciones del oferente tienen el respaldo oficial del El Gobierno de Costa Rica? Tome en cuenta que las autodeclaraciones emitidas por el oferente del producto o servicio no son válidas en Costa Rica, de acuerdo a lo estipulado en el Acuerdo 006-2019.

¿Se le da validez a las declaraciones juradas? En la misma línea anterior, no pida declaraciones juradas como medio de verificación de cumplimiento de criterios ambientales de producto o servicio, pues eso no está permitido dentro de los estipulado en el Acuerdo 006-2019.

¿Cuántas certificaciones ambientales pido? No pida más de dos certificaciones ambientales, si no le van a generar un valor agregado real a su compra. Recuerde que cada certificación tiene un costo, de forma que si pide varias certificaciones y algunas son atinentes solo de forma indirecta, está incrementando innecesariamente el costo para las empresas oferentes sin tener necesariamente un mayor valor agregado, lo que finalmente puede causar que las PyMES no participen.

¿Cuál certificación de carbono neutralidad es la que puedo tomar en cuenta? Si le va a dar puntaje extra a la carbono neutralidad presentada por la organización oferente, recuerde que la única carbono neutralidad oficial y que reconoce el Gobierno de Costa Rica es la que cumple con el Decreto Ejecutivo 41122-MINAE y que está basada en la norma del Sistema Nacional para la Calidad INTE/B5.

¿Cuándo pido la norma de eficiencia y cuándo no? No solicite el cumplimiento de la norma ISO 50001 (energía) si este tema no es relevante en la compra que está haciendo. No lo pida a negocios pequeños en donde la energía no es uno de los principales rubros de producción. No lo pida a empresas que no son intensivas en el uso de la energía.

¿Los reglamentos de la ORT deben ser tomados en cuenta en las licitaciones? ¿Cuándo son de admisibilidad y cuándo son de elegibilidad esos reglamentos? Recuerde que los reglamentos emitidos por el Organismo de Reglamentación Técnica (ORT) son de acatamiento obligatorio, por lo que deben ser tomados en cuenta en los criterios de admisibilidad y no en los de elegibilidad.

¿Se puede hacer una gradualidad en la implementación de las CPS en las instituciones? Si, es lo recomendado. Implemente de forma gradual las CPS en su institución. El querer aplicar CPS de forma simultanea a toda la cartera de productos y servicios a adquirir por la institución se convierte en una tarea muy difícil de sobrellevar.

¿Es bueno hacer un plan anual de CPS en la institución? Definitivamente que si. Haga un plan anual de CPS en su institución, para que todos ,os funcionarios conozcan las metas a alcanzar en este tema. Revise que lo actuado en CPS en ciclos pasados se siga cumpliendo en los planes anuales para el año en curso.

¿A cuál etapa del ciclo de vida de un producto o servicio le busco los criterios de sostenibilidad? Al pedir criterios de sostenibilidad ambiental para un producto, tome en cuenta todo el ciclo de vida del mismo (desde la extracción de las materias primas hasta la disposición final) y no solo una etapa en donde muestra menor impacto.  La suma de los impactos ambientales a lo largo de todo el ciclo de vida del producto o servicio puede ser muy impactante, aún cuando en una etapa determinada tenga menor impacto.

¿Cuáles huellas ambientales comnsidero al adquirir un producto o servicio? Analice todos los impactos ambientales que puede causar un producto o servicio en el ambiente y no solo la huella de carbono. Si no tiene la posibilidad de analizar todos los impactos (huellas ambientales), ponga aquellos que son más significativos. Si el producto o servicio a adquirir tiene etiqeutado ambiental oficial, ya no tiene que hacer dicho análisis, pues ya un grupo de expertos que elaboró la norma de producto hizo ese análisis y en la norma le dan el resumen del análisis, en donde se consideran solo los impactos más significativos.

¿Se toma en cuenta la economía circular en las CPS? Claro que si. En las CPS se apoya aquellos productos o servicios que apoyan la economía circular y le ahorran recursos al planeta.

¿Cuál es el costo que se debe tomar en cuenta? Tome en cuenta el costo total del producto o servicio a adquirir a lo largo del ciclo de vida y no solo el costo de adquisición. Muchas veces el costo de operación, mantenimiento o el de reemplazo pueden ser significativamente altos e incluso más altos que el costo de adquisición.

¿Se toman en cuenta los ahorros a la institución a lo largo del ciclo de vida del producto o servicio o solo se toma en cuenta el precio de compra en las CPS? Definitivamente si se toman en cuenta los ahorros a lo largo del ciclo de vida. Prefiera productos o servicios que a lo largo de todo el ciclo de vida le generan ahorros considerables a la institución y no solo a aquellos que tienen un costo de adquisición menor. Prefiera aquellos productos o servicios que optimizan el valor del dinero a lo largo de todo el ciclo de vida.

¿Cuáles criterios de sostenibilidad aplico en las construcciones del Estado? Si está contratando servicios de diseño de planos, dirección de obras constructivas o el servicio mismo de construcción, no olvide aplicar la Directriz 050-2019- MINAE, la cual es obligatoria par todas las entidades del sector público. Esta directriz contiene anexos finales que le servirán de listas de chequeo.

¿Es obligatorio tomar en cuenta parámetros de eficiencia energética? Si, si va a comprar equipo eléctrico o electrónico, recuerde que la Directriz 011-2014-MINAE (eficiencia energética) es obligatoria para todo el sector público.

¿Cómo incentivar a que las CPS se apliquen en toda la institución? Busque como multiplicar dentro de su institución la experiencia que se va generando con la implementación de las CPS. Capacite y motive a más compañeros en su entidad.

¿Todas las compras en SICOP son compras públicas sustentables? Recuerde que el SICOP es solo un sistema de compras.  Las compras hechas mediante el SICOP no necesariamente son CPS. Para lograr hacer una CPS por medio del SICOP, tienen que asegurarse que lo que ahí se definió ya incluye criterios de sostenibilidad.

¿Todos los convenios marco incluyen criterios de sostenibilidad? No todos los convenios marco dentro del SICOP incluyen criterios de CPS.  Así que revise primero y tome las precausiones del caso.

¿Porqué es importante la casilla de CPS en el SICOP? Si realiza una CPS por medio del SICOP, no se le olvide marcar la casilla que identifica este tipo de compras. Lo anterior es importante para poder identificar a aquellas instituciones que si están haciendo CPS.

¿Se le puede dar alguna prioridad a las PyMES en las CPS? Se puede y se le debe dar prioridad a las PyMES (establecido por ley). Recuerde que en las compras que su institución realice es preferible solicitar criterios que permitan darle prioridad a las PyMES de la zona en la que su institución se encuentra.  Esto cumple con criterios sociales, económicos y también ambientales, al generar menor huella de carbono en el transporte.

Si tiene mayores consultas puede comunicarse a los correos: Luis Rodríguez lrodriguez@minae.go.cr o María Gabriela Hidalgo mhidalgo@minae.go.cr, ambos son parte del Comité Directivo de Compras Públicas Sostenibles que preside el Ministerio de Hacienda.